5 ส. เป็นพื้นฐานในของการนำเทคนิควิศวกรรมอุตสาหการเข้ามาใช้ในสถานประกอบการ หรือหน่วยงานต่างๆ ที่ต้องการปรับปรุง และเพิ่มประสิทธิภาพในการเพิ่มผลผลิตทั้งทางด้าน การผลิต คุณภาพ ต้นทุน การส่งมอบ ความปลอดภัย ขวัญกำลังใจ และสิ่งแวดล้อม เพื่อเพิ่มผลผลิตตามที่ลูกค้าต้องการ ซึ่งผลิตสินค้ามีคุณภาพที่ดี ราคาถูก มีการส่งมอบที่ รวดเร็ว โดยที่สถานประกอบการมีความปลอดภัยในการทำงาน สร้างความคิดริเริ่มของพนักงานและเกิดความร่วมมือในองค์กร เสริมสร้างภาพลักษณ์ให้กับองค์กร ลดระดับสินค้าคงคลังและลดต้นทุน ที่เป็นกิจกรรมพื้นฐานที่ช่วยปรับปรุงพื้นที่การทำงานเพื่อค้นหาปัญหา และสาเหตุความบกพร่อง และเป็นกิจกรรมที่เน้นให้พนักงานมีส่วนร่วมในการปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจน กลายเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันด้วย 5 ส. ดังนี้
สะสาง (Clearing Up)
คือ การแยกของที่ต้องการออกจากของที่ไม่ต้องการและขจัดของที่ไม่ต้องการทิ้งไป เลือกทิ้งหรือแยกเอกสารที่ยังใช้งานออกจากเอกสารที่ไม่ใช้แล้ว เป็นการแยกชัดเจนระหว่างสิ่งของจำเป็นและไม่จำเป็นออกจากกัน ซึ่งการสะสางโรงงานนี้ จะมีประโยชน์กับองค์กรเป็นอย่างมาก เพราะการจัดเก็บของที่มากเกินความจำเป็น อันเป็นสาเหตุเกิดผลเสียในหลายๆ อย่าง เช่น ของหายบ่อย หาไม่พบ ทำให้มีพื้นที่ทำงานคับแคบ เสียเวลาในการค้นหาสิ่งของต่างๆ รวมถึงการเกิดอุบัติเหตุบ่อยครั้งได้อีกด้วย
สะดวก (Organizing)
คือ การจัดวางสิ่งของต่างๆ ในที่ทำงานหรือโรงงานอุตสาหกรรม ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เพื่อความสะดวกและความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน จัดเก็บเป็นสัดส่วน แยกชนิดประเภทสิ่งของให้สามารถหาง่ายขึ้น ตั้งเอกสารที่ใช้บ่อยไว้ใกล้มือ แล้วเอกสารที่นานๆ ทีออกมาใช้ก็เอาเก็บใส่ตู้ไว้ ซึ่งการจัดวางของที่จำเป็นให้ง่ายต่อการใช้ให้ทุกคนสามารถหยิบใช้ได้ง่ายขึ้น โดยเริ่มจากการสะสางในส่วนของที่ต้องการเก็บ มาจัดเก็บให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เพื่อสะดวกในการหยิบใช้สอย แยกประเภทหรือหมวดหมู่ที่จะจัดเก็บ กำหนดตำแหน่งการจัดวาง มีป้ายกำกับ ยึดตามหลัก First-in-First-out
สะอาด (Cleaning)
การทำความสะอาด เครื่องมือ เครน อุปกรณ์ สถานทีทำงาน ปัดกวาด เช็ดโต๊ะทำงานของตนเป็นประจำ เป็นหูเป็นตา ดูแลอย่างสม่ำเสมอ โดยกำหนดพื้นที่รับผิดชอบ ขจัดต้นเหตุของความสกปรก ทำความสะอาดแม้แต่จุดเล็กๆ เพื่อเสริมสร้างบรรยากาศให้น่าอยู่ สภาพแวดล้อมหรือบรรยากาศในการทำงานที่ดีขึ้น วัสดุอุปกรณ์สำนักงานในการทำงานไม่เสื่อมสภาพ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและยืดเวลาการใช้งานของเครื่องใช้และวัสดุอุปกรณ์สำนักงาน
สุขลักษณะ (Standardizing)
เป็นผลมาจาก 3 ส.ข้างต้น สภาพหมดจด สะอาดตา ถูกสุขลักษณะ และควรรักษาให้ดีตลอดไป เริ่มทำกำหนดพื้นที่รับผิดชอบ การทำ 3 ส. แรกของบุคลากรแต่ละคนอย่างจริงจัง เพราะเวลาส่วนใหญ่ของชีวิตเรามากกว่า 70% อยู่กับโต๊ะทำงาน ดังนั้น เพื่อเป็นการรักษาสภาพให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาดตาอยู่ตลอดเวลา โดยการทำ 3 ส. แรกให้ได้อย่างต่อเนื่อง
สร้างนิสัย (Training & Discipline)
มีการฝึกบุคลากรให้ทำ 4 ส. ข้างต้นให้เป็นนิสัย การสร้างนิสัยในการมีจิตสำนึก ทัศนคติที่ดีในการปฏิบัติงานตามระเบียบและข้อบังคับอย่าง เคร่งครัด รวมทั้งอบรมให้รู้จักค้นคว้า และปรับปรุงสถานที่ทำงาน โดยไม่ต้องมีการตักเตือนอีก
สรุปได้ว่า การดำเนินกิจกรรม 5ส จะประสบความสำเร็จหรือไม่ ขึ้นอยู่กับปัจจัยสำคัญ 2 ด้าน คือ ด้านบุคลากร และด้านการดำเนินงานมีคุณค่าในการพัฒนาคนให้ปฏิบัติกิจกรรมจนเกิดเป็นนิสัยที่ดีมีวินัย อันเป็นรากฐานของระบบ คุณภาพเพราะเป็นกิจกรรมที่ฝึกให้ทุกคนร่วมกันคิด ร่วมกันเป็นทีม ค่อยเป็นค่อยไปไม่ยุ่งยาก ไม่รู้สึกว่าการ ปฏิบัติงานอย่างมีระเบียบวินัยเป็นภาระเพิ่มขึ้น รวมถึงการบรรลุนโยบายและเป้าหมายขององค์กรได้ต่อไปอีกด้วย
บทความดีๆ โดย คุณรุต เคพีแฟคทอรี่เครน